| Agnieszka Ryżyńska

Dobra komunikacja z klientem - jak to robimy w Panel Serwis

Dobra komunikacja z Klientem – jak to robimy w Panel Serwis?

 

Świadczymy usługi sprzątające na terenie całej Polski. Pociąga to za sobą wiele konsekwencji. Jedną z nich jest konieczność porozumienia się z różnymi ludźmi z odległych od siebie części kraju. Naszych Klientów łączy bycie przedsiębiorcami, ale często ważne są dla nich inne wartości. Na nas ciąży ogromna odpowiedzialność – musimy dobrze komunikować się z Kontrahentami bez względu na to, skąd pochodzą i jakie mają poglądy. Stawiamy na dobre relacje.

 

Relacje z Klientami stawiamy na pierwszym miejscu

Uznaliśmy, że zbudowanie centrum nawiązywania i rozwijania relacji z Klientami w jednej lokalizacji w Polsce nie jest dla nas. Dlaczego? Lubimy ludzi. Lubimy być blisko nich, bo tylko tak możemy rozpoznawać ich potrzeby i na nie odpowiadać. 

Struktura firmy odpowiedzią na potrzeby Klientów

Właśnie dlatego operacyjnie wydzieliliśmy dwa makroregiony – Wschód i Zachód. Na czele każdego z nich stanął Dyrektor Regionalny. W miastach, w których świadczymy usługi, stery trzymają Kierownicy, a w obiektach – Brygadziści. Czemu to ma służyć? Taki rozkład sił daje naszemu Klientowi bezpośredni kontakt z przedstawicielami kadry operacyjno-kierowniczej Panel Serwis.

Dedykowany opiekun = szybka reakcja

Na utrzymanie obiektu składa się szereg czynności opisanych w umowie. 

Aby wywiązać się z jej zapisów, ustalamy odpowiednie harmonogramy działań. 

Doświadczenie pozwala nam wiele zaplanować, jednakże bywa, że życie pisze nieprzewidywalne scenariusze. 

Anomalie pogodowe, błąd człowieka, usterka instalacji itp. mogą doprowadzić do nagłych zdarzeń, np. zalania obiektu czy zablokowania parkingu. Na takie sytuacje trzeba reagować błyskawicznie. Klient musi wiedzieć, do kogo się zgłosić. Zestresowany, zmartwiony nie powinien przebijać się przez łańcuszek anonimowych dla niego osób. Bezpośredni kontakt z osobą, z którą stale współpracuje, sprawia, że Klient czuje się bezpieczniej, a nam – Panel Serwis – łatwiej jest się nim zaopiekować. 

 

Audyty wewnętrzne i badanie satysfakcji Klienta

Regularnie wykonujemy audyty naszej własnej pracy oraz badamy satysfakcję Klienta, dlaczego?

Audyty wewnętrzne

Audyty pozwalają nam na bieżąco oceniać naszą pracę, ale to nie jest ich główny cel. Audyt ma zbadać proces, wykazać ewentualne słabe punkty, wskazać obszary do poprawy i znaleźć sposób na wdrożenie usprawnień. Jeśli gdzieś coś nie działa tak, jak powinno, znajdziemy to sami i poprawimy, zanim nasz Klient odczuje negatywne skutki.

Badanie satysfakcji Klienta

Zanim zaproponujemy potencjalnemu Klientowi ofertę, staramy się poznać jego potrzeby.

W trakcie świadczenia usług chcemy mieć pewność, że Klient jest z nich w pełni zadowolony, stąd regularne badanie jego satysfakcji. Nasi Klienci (tak samo jak my) ciągle się rozwijają. Często ich potrzeby ulegają zmianie, także w trakcie obowiązywania umowy. Badanie satysfakcji Klienta pozwala nam być na bieżąco z jego potrzebami. Dzięki temu możemy świadczyć takie usługi, jakich nasz Klient naprawdę potrzebuje.

 

Czy łatwo jest dobrze komunikować się z Klientem?

Z większością naszych Klientów pracujemy od lat. Na poziomie współpracy B2B Klient wie:

      że nasi przedstawiciele są do jego dyspozycji,

      że na Panel Serwis może liczyć w trudnych, nieprzewidzianych sytuacjach,

      że nasz zespół pracuje nad utrzymaniem wysokich standardów świadczonych usług.

Do tego dokładamy zwykłą ludzką życzliwość i zasadę, że zawsze na pierwszym miejscu widzimy człowieka – nie firmę ani nie zapisy kontraktu. Naiwne? Nie, jeśli w biznesie jesteś uczciwy, transparentny i rzetelny.

Potrzebujesz wsparcia w utrzymaniu obiektu, ale szukasz firmy, która mówi Twoim językiem i jest otwarta na potrzeby Twojego obiektu? Napisz do nas!